Assistenz (m/w/d) der Amts- und Abteilungsleitung

Assistenz (m/w/d) der Amts- und Abteilungsleitung

Aufgaben:

- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung mit dem Schwerpunkt Zuarbeit für die Abteilungsleitung „Verwaltungsnahe Fachdienste“ (Sicherstellung der Erreichbarkeit telefonisch sowie bei digitalem und analogem Posteingang; Führung des Schriftverkehrs sowie Sitzungsgelderverwaltung)
- Führen und Bearbeiten von Personalangelegenheiten der rund 170 Mitarbeiter*innen (z. B. Homeoffice-oder Erreichbarkeitsregelungen) und regelmäßige und selbstständige Berichterstattung an die Amts- und Abteilungsleitung
- Sitzungsmanagement (Vorbereitung, Organisation, Betreuung und Begleitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, auch digital per Videokonferenz oder extern)
- Krisenmanagement (Beschwerden registrieren und Ablauf koordinieren; zielgerichtete Weiterleitung von Eingängen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit)
- Kommunikations- und Informationsmanagement (interne und externe Terminkoordination für die Amts- und Abteilungsleitung; Einholung, Vor- und Nachbereitung von Auskünften und Unterlagen; Pflege digitaler Umlauf)
- Ablage- und Wiedervorlagemanagement sowie Archivierung
- Erledigung von Sonderaufgaben für die Amts- und Abteilungsleitung

Das Stellenprofil erfordert:

- Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. einen vergleichbaren Ausbildungsabschluss im öffentlichen Sektor oder eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r
- Nachgewiesene, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Sichere Anwendung von Microsoft-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und weiterer EDV-Systeme sowie Internetrecherchen
- Wertschätzende, vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation
- Sicheres Auftreten und eine sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingerechte Aufgabenwahrnehmung
- Schnelle Auffassungsgabe und einen guten Überblick, auch bei hoher Belastung
- Ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick
- Die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung

Unser Angebot:

- Teilzeitstelle mit 19,5 Std./W., befristet für 2 Jahre
- Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
- Betriebliche Altersvorsorge
- Bedarfsorientierte Fort- und Weiterbildungsangebote
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kostenfreie Parkmöglichkeiten, kostengünstiges Jobticket, hauseigene Kantine

Ihr Kontakt:

Zur Klärung Ihrer fachlichen und inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen die Amtsleiterin Frau Hentschel, Tel: 06051/ 85 11301, gerne zur Verfügung. Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren finden Sie unter: www.mkk.de

Wir bevorzugen Online-Bewerbungen direkt über unser Jobportal. Bewerbungen per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! sind möglich. Bewerbungen per Post sollten keine Originale oder Mappen beigelegt werden – auf Grund der Fülle der Verfahren ist es leider nicht möglich, Bewerbungsunterlagen zurückzusenden. Diese richten Sie bitte unter Angabe des Geschäftszeichens 11.1/2/53/2023 an: Kreisausschuss des Main-Kinzig-Kreises, Amt 11.1 – Personaldisposition, Barbarossastraße 24, 63571 Gelnhausen.